Strategie-Coaching statt Strategie-Outsourcing. Das Bundesamt für Strassen (ASTRA) hat mit Bramwell Kaltenrieder (Exploit) als Coach eine Digitalstrategie erarbeitet. Die Erfahrungen daraus im Interview mit Rolf Mühlemann, Bereichsleiter Digital Transformation und Innovation.

Strategie-Coaching am Beispiel ASTRA

Die Erarbeitung einer neuen Strategie stellt für Unternehmen immer eine Herausforderung dar. Einerseits bedeuten solche Vorhaben eine beachtliche zusätzliche Arbeitslast , anderseits bestehen oft auch Unsicherheiten in der Bestimmung zweckmässiger Vorgehensweisen. Meistens lassen sich Unternehmen daher von externen Beratungsunternehmen unterstützen.

Der klassische Ansatz in der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Berater ist dabei das sogenannte Strategieprojekt-Outsourcing. Eine Alternative bei der Unterstützung der Strategiearbeit ist das Strategieprojekt-Coaching. Bramwell Kaltenrieder von Exploit betreute in den letzten Monaten das Bundesamt für Strassen (ASTRA) bei der Erarbeitung einer Digitalstrategie als Coach. Im Interview mit Rolf Mühlemann, Bereichsleiter Digital Transformation und Innovation und Leiter des Strategieprojekts beim ASTRA, wird der gewählte Coaching-Ansatz diskutiert.

«DIE ROLLE DES COACHES IST DIE DES METHODISCHEN ENABLERS»

Exploit: Was war der Auslöser für das ASTRA, eine Digitalstrategie zu entwickeln?

Rolf Mühlemann: Das ASTRA ist in allen seinen Handlungsfeldern Mensch, Fahrzeug, Infrastruktur, Finanzen und Daten mit den Herausforderungen der Digitalisierung konfrontiert und ein Grossteil der in der Amtsstrategie definierten Ziele haben einen Digitalbezug. Gleichzeitig sind jedoch die erforderlichen digitalen Grundlagen und Fähigkeiten derzeit nur teilweise vorhanden oder etabliert. Es wurden amtsintern zahlreiche digitale Aktivitäten initiiert und umgesetzt, diese werden jedoch derzeit zu wenig übergreifend vernetzt, koordiniert und gesteuert. Diese Lücke wollten wir durch eine strategische Verankerung der «Digitalen Ausrichtung» und die damit einhergehenden Ziele schliessen.

Was sind die Hauptgründe, warum du dich im Zusammenhang mit der Erarbeitung der Digitalstrategie ASTRA für ein Projekt-Coaching entschieden hast? Welche spezifischen Ziele erhofftest du dir durch diese Herangehensweise zu erreichen, auch im Vergleich zu einem Projekt-Outsourcing?

Uns war es ein Anliegen, die strategischen Grundlagen der Digitalisierung in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen zu definieren. Zum einen erhofften wir uns durch diese enge Abstimmung die amtsinterne Partizipation optimal zu unterstützen und dadurch auch die Akzeptanz für die Themen der Digitalisierung zu erhöhen. Zum anderen waren wir beim Projekt-Coaching-Ansatz davon überzeugt, dass es uns auf diese Weise besser gelingt, die Wirksamkeit der «Digitalen Ausrichtung» nachhaltig intern zu verankern, da wir bereits deren Ausarbeitung aktiv mitgestalten können. Es schien uns von Beginn weg klar, dass wir uns auf diesem Weg methodisch unterstützen lassen wollten. Mit dem Projekt-Coaching-Ansatz konnten wir intern Wissen aufbauen, was uns hilft von diesen Erfahrungen auch langfristig zu profitieren.

Wie sah der Coaching-Prozess aus und wie hat das Unternehmen davon profitiert?

Die Erarbeitung der Teilstrategie «Digitale Ausrichtung» wurde in einem Kernteam iterativ erarbeitet und gemeinsam mit einem internen Fachgremium, bestehend aus Teilnehmerinnen und Teilnehmern aller Fachabteilungen des ASTRA, abgestimmt. Die Coaching-Unterstützung war integraler Bestandteil des Kernteams. Sie brachte die methodischen Konzepte und Vorgehensweise ein und lieferte die Grundlage für die strukturierte und zielgerichtete Erarbeitung der strategischen Grundlagen.

Wie wird sichergestellt, dass das Projektcoaching auf die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen deines Unternehmens zugeschnitten ist?

Gemeinsam mit dem Coach haben wir zu Beginn des Prozesses, auf Basis der Ausganglage und der Bedürfnisse des ASTRA, das Vorgehen zur Ausarbeitung der Strategie konzipiert und dabei auch den Bedarf an Unterstützung durch den Coach festgelegt. Durch das externe Coaching entlang dieses Vorgehens hatten wir neben der kompetenten, methodischen Begleitung auch eine wertvolle Aussensicht auf die amtsspezifischen Digitalisierungsthemen und konnten gleichzeitig von den Erfahrungen des Coaches aus anderen Strategieprozessen profitieren.

Welche Rolle spielt die interne Führungskraft während des Projektcoachings? Wie findet die Zusammenarbeit zwischen dem Coach und dem internen Team statt?

Die Aufgabe der Führungskraft ist es, den organisatorischen Rahmen zu bilden, damit das Kernteam zusammen mit dem Coach das gemeinsam festgelegte Vorgehen effizient und erfolgreich umsetzen kann.  Die Rolle des Coaches ist die des «methodischen Enablers». Mir war es wichtig, dass alle Mitglieder des Teams sich aktiv in die Gestaltung der Strategie mit einbringen können. Diese Einflussnahme ist sinnstiftend und motivierend zugleich und erhöht damit auch die Zuversicht im Hinblick auf die Zielerreichung und die Verankerung der Strategie in der Organisation.

Nach welchen Kriterien bewertest du den Erfolg des Coachings? Würdest du den gleichen Ansatz wieder wählen? Wenn nein: Was würdest du anders machen?

Entscheidende Kriterien für den Erfolg des Coachings sind meines Erachtens Flexibilität und Fokussierung. Die Flexibilität in Bezug auf die spezifischen Gegebenheiten und Besonderheiten des Kunden – in unserem Fall in Bezug auf das Umfeld in der öffentlichen Verwaltung. Die Fokussierung, um die Strategie in Zusammenarbeit mit dem Kunden methodisch fundiert und zielgerichtet zu entwickeln und die Organisation auf dieser Reise zu fordern und gleichzeitig aktiv zu begleiten. Mir scheint dies mit dem gewählten Strategieprojekt-Coaching gut gelungen und ich kann den gewählten Ansatz bei einer Strategieausarbeitung empfehlen.

Grundlagen

Unter Strategieprojekt-Outsourcing wird die Praxis verstanden, die Leitung, Methodik und Inhaltserarbeitung in einem Strategieprojekt an einen externen Dienstleister auszulagern. Der Auftraggeber stellt für das Strategieprojekt eine interne Koordinationsperson sowie interne Expertinnen und Experten für Interviews und die Bereitstellung von relevanten Unterlagen bereit. Bei bestimmten Meilensteinen stellt der Dienstleister Zwischenresultate und Optionen vor, zu denen Mitglieder des Auftraggeber-Managements Feedback geben und Entscheidungen treffen. Eine Variante des Strategieprojekt-Outsourcings ist es, dass zusätzlich strukturierte Workshops und damit ein kontinuierlicher Einbezug des Auftraggebers und seiner Mitarbeitenden stattfinden, bei denen ebenfalls Inhalte generierten werden.

Strategieprojekt-Coaching bezieht sich auf eine spezialisierte Form des Coachings, bei dem ein erfahrener Coach oder eine erfahrende Beraterin eng mit einem Unternehmen zusammenarbeitet, um bei der Entwicklung und Umsetzung einer Strategie zu unterstützen. Die Leitung des Projekts liegt beim Unternehmen selbst. Der Coach bringt spezifische Expertise wie z.B. Methodik ein und erlaubt es den Projektmitwirkenden, neue Kompetenzen zu erwerben.